Curso de Notion: Introducción y fundamentos para crear sistemas y automatizaciones

¿Por qué aprender Notion?

Llevo más de seis años usando Notion y quiero enseñarte cómo puedes utilizarlo sin importar tu caso de uso. Con Notion puedes crear espacios de trabajo tanto para tu empresa como para cosas personales, desde planear la comida semanal con recetas organizadas hasta gestionar una base de datos de libros o proyectos.

A diferencia de Google Sheets, Google Docs o Excel, Notion te permite estructurar información de manera más clara, conectada y práctica. Incluso puedes usarlo como sustituto de calendario y correo electrónico gracias a sus integraciones y funciones de inteligencia artificial.

Lo básico de Notion: páginas y tablas

Páginas en Notion

En lugar de carpetas como en Google Drive, Notion trabaja con páginas. Una página puede contener texto, subpáginas, imágenes, listas, tablas y mucho más. Es como un documento dinámico que se puede expandir con distintos niveles de información.

Tablas en Notion

Las tablas son la unidad avanzada de Notion. Funcionan como bases de datos que te permiten:

  • Crear listas.

  • Organizar proyectos en tableros Kanban.

  • Generar calendarios.

  • Establecer automatizaciones.

  • Cambiar vistas (lista, galería, timeline, etc.).

Cada fila de una tabla es también una página editable, lo que permite almacenar información detallada y propiedades personalizadas.

Crear tu cuenta y primer espacio de trabajo

Lo primero es ingresar a Notion.com y crear tu cuenta gratis. Puedes registrarte con tu cuenta de Gmail para mayor facilidad. Al iniciar verás una página en blanco con un onboarding inicial.

Personaliza tu espacio

  • Crea tu home o página principal.

  • Añade iconos y emojis.

  • Organiza accesos directos a tus bases de datos o proyectos más usados.

Ejemplo práctico: crear un CRM en Notion

Uno de los casos de uso más comunes es un CRM (Customer Relationship Management).

Pasos básicos

  1. Crea una nueva página llamada CRM.

  2. Inserta una tabla base de datos.

  3. Añade propiedades como:

Vistas recomendadas

  • Board (Kanban): agrupa por estado del cliente.

  • Calendario: muestra fechas clave de reuniones o seguimientos.

  • Lista: vista simple para acceder rápidamente a la información.

  • Formularios: permite que otros llenen datos que se integren automáticamente a tu CRM.

Inteligencia Artificial en Notion

Una de las funciones más potentes es Notion AI, que te ayuda a:

  • Redactar mensajes.

  • Crear resúmenes automáticos de reuniones.

  • Generar palabras clave o notas inteligentes.

  • Integrarse con bases de datos para responder preguntas contextuales.

Por ejemplo, puedes grabar y transcribir una reunión, y la IA te dará un resumen con puntos clave y tareas pendientes.

Automatizaciones en Notion

Notion te permite crear flujos de trabajo automáticos con triggers (disparadores) y acciones.

  • Ejemplo: cuando un prospecto pase de “Propuesta” a “Cierre”, automáticamente se envía un correo a tu equipo con la información del deal.

  • También puedes usar variables como “nombre del prospecto” o “valor del contrato” dentro de tus automatizaciones.

Esto convierte a Notion en una herramienta no solo de organización, sino también de productividad avanzada.

Gestión de proyectos en Notion

Además del CRM, puedes crear un sistema de proyectos.

Funciones útiles para proyectos

  • Subtareas: divide una tarea principal en pasos pequeños.

  • Dependencias: define qué tarea bloquea a otra.

  • Timeline (Gantt): visualiza las tareas con fechas de inicio y cierre.

  • Asignación de responsables: vincula personas a cada tarea.

De esta manera puedes gestionar desde un podcast, hasta el desarrollo de una startup o trabajos personales.

Integración con el calendario

Conecta tu base de datos de Notion con tu calendario personal para que las tareas aparezcan directamente en tu agenda. Así puedes bloquear espacios y evitar que alguien agende reuniones cuando tienes tareas importantes.

Compartir y exportar tu trabajo

Con Notion puedes:

  • Compartir páginas con tu equipo o clientes.

  • Publicar tus bases de datos como un sitio web.

  • Exportar en formatos como CSV, PDF o HTML.

Conclusión

Notion es mucho más que un gestor de notas: es una plataforma donde puedes organizar tu vida personal, tu empresa, tus proyectos y hasta crear sistemas completos como CRM o planes de estudio.

El secreto está en entender los fundamentos: páginas + tablas = 90% de lo que necesitas dominar. A partir de ahí, todo es cuestión de experimentar con vistas, propiedades, automatizaciones e inteligencia artificial.

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